KIỂM TRA HỒ SƠ, SỔ SÁCH CHUẨN BỊ CHO VIỆC LẬP BCTC

1. KIỂM TRA SỐ DƯ TÀI KHOẢN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

Sau khi nhập hết các bút toán trên sổ phụ ngân hàng. Các bạn cần phải so sánh số dư trên sổ cái TK 112 với số dư tại ngày 31/12 trên sổ phụ ngân hàng. Lưu ý:

-          Tài khoản ngân hàng không có số âm, trừ trường hợp những doanh nghiệp có hoạt động vay thấu chi

(Xem báo giá DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ tại http://avtax.vn/dich-vu/dich-vu-ke-toan-thue )

-          In sao kê đầy đủ 12 tháng kèm theo các chứng từ: Giấy báo Nợ, Giấy báo có của Ngân hàng, cùng với uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền, theo từng tháng. Trường hợp kiểm tra thiếu chứng từ ngân hàng, thì nên xin sao kê bổ sung ngay tại ngân hàng

-          Ủy nhiệm chi nên phô tô để kẹp cùng hóa đơn > 20.000.000

2. KIỂM TRA SỐ DƯ TÀI KHOẢN TIỀN MẶT

​-          Kế toán cần đối chiếu:

+     Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 1111 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:

+     Số dư nợ  TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh

+     Số dư nợ  TK 111 trên sổ chi tiết tài khoản tiền mặt

+     Số dư Nợ  Sổ Quỹ Tiền Mặt;

+     Kiểm tra xem số dư quỹ tiền mặt không được âm.

+     Nếu âm trong ngày thì kiểm tra trong ngày có nghiệp vụ nào chi trước khi thu thì sửa lại hạch toán thu lên trước khi chi

Nếu bị âm do thiếu tiền quỹ thì tìm biện pháp xử lý:

+     Lập hợp đồng vay tiền, lãi suất 0%,  hạch toán Nợ TK 111/ Có TK 311, 341

+     Bổ sung vốn góp, hạch toán Nợ TK 111/ có TK 411

+     Tạm thời đưa những khoản thanh toán tiền mặt trả khách hàng về trạng thái công nợ , khi nào có dư tiền mặt thì thanh toán sau

Khi mua hàng thì hạch toán:

+     Nợ 152,153..627,641,642….,1331/ có 331

+     Khi dư quỹ tiền mặt thì hạch toán : Nợ 331/ có 111

+     Lập phiếu thu những khoản công nợ đã thu tiền mặt mà chưa nhập quỹ

3. Kiểm tra số dư công nợ phải thu, phải trả

-          Sau khi lên được bảng tổng hợp công nợ phải thu (131), công nợ phải trả (331). Các bạn cần phải gửi email hoặc gọi điện cho tất cả các khách hàng/Nhà cung cấp để xin xác nhận số dư công nợ với họ, để đảm bảo rằng việc ghi nhận công nợ của mình đúng. Một lưu ý là đối với những khách hàng/nhà cung cấp trên sổ của mình đang theo dõi có số dư bằng 0 thì vẫn phải xin xác nhận. Vì có thể bên phía kia, họ theo dõi ra 1 số khác. Sau khi xin xác nhận, các bạn đối chiếu. Nếu có lệch thì phải tìm nguyên nhân để điều chỉnh cho phù hợp. Lưu ý:

Trên bảng tổng hợp công nợ, sẽ có cả số dư bên nợ và bên có. Vậy, khi đó số liệu được lên như sau:

Dư nợ TK 131: Đưa lên chỉ tiêu Phải thu khách hàng

Dư có TK 131: Đưa lên chỉ tiêu Khách hàng trả tiền trước

Dư Nợ TK 331: Trả trước cho người bán

Dư có TK 331: Phải trả người bán.

Rất nhiều bạn đang thực hiện cấn trừ số dư nợ với số dư có của các tài khoản trên dẫn tới chỉ tiêu trên báo cáo tài chính bị sai bản chất.

4. Kiểm tra số dư tài khoản 133

-     Thông thường, số dư của tài khoản 133 sẽ khớp với số liệu trên chỉ tiêu 41 trên tờ khai thuế GTGT (đối với đơn vị có xin xét hoàn) và bằng chỉ tiêu 43 – đối với đơn vị chưa xin xét hoàn.

-     Trong trường hợp, 2 số liệu trên bị lệch nhau. Các bạn cần kiểm tra bằng cách so sánh sổ cái tài khoản 133 với số thuế GTGT được kê trên bảng kê thuế hàng tháng/hàng quý để tìm ra nguyên nhân dẫn tới sự chênh lệch đó.

Một số nguyên nhân cơ bản:

+ Do kê khai thuế GTGT đầu vào;

+ Do hạch toán sai thuế GTGT đầu vào;

+ Hoặc do bỏ sót hóa đơn đầu vào chưa kê khai, hoặc chưa hạch toán….

5. Tiền lương

-         Đối chiếu:

Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 334 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:

+     Số dư TK 334 trên bảng cân đối phát sinh

+     Số dư TK 334 trên sổ chi tiết tài khoản

Phát sinh nợ trên TK 334 khớp với bảng lương và Quyết toán thuế TNCN

-          Phát sinh có trên TK 334 khớp với tiền lương được trích, bao gồm: Tiền lương thực trả, tiền lương dự phòng, Quỹ tiền lương thực tế theo đơn giá tiền lương. Lưu ý :

Kiểm tra các bút toán hoạch toán tiền lương có khớp với sổ sách, bảng thanh toán tiền lương không?

Chứng từ trả lương đã có đủ chữ ký chưa

Có đăng ký mã số thuế TNCN để cuối năm làm quyết toán hay không

Đã đủ hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh chưa

Các khoản phụ cấp có khớp với các khoản phụ cấp trên bảng lương hay không

Khi tăng lương có lập phụ lục hợp đồng và quyết định tăng lương hay không

Phân biệt các khoản nào được miễn thuế TNCN khi quyết toán, như tiền ăn ca, tiền trang phục, điện thoại…

Các chứng từ tiền lương, tiền công gồm:

+     Hợp đồng lao động+chứng minh thư phô tô

+     Bảng chấm công hàng tháng

+     Bảng lương đi kèm bảng chấm công

+     Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi

6. Kiểm tra tài khoản Hàng tồn kho

-          Tất cả các tài khoản hàng tồn kho phải được kiểm kê vào thời điểm cuối năm. Số liệu kiểm kê được thể hiện trên biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Đối chiếu số liệu trên bảng N-X-T tổng hợp với số liệu trên biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Nếu có sự chênh lệch phải có biên bản xác nhận sự chênh lệch. Tổng số dư các tài khoản hàng tồn kho sẽ được phản ánh lên bảng cân đối phát sinh, và lên chỉ tiêu hàng tồn kho trên cân đối kế toán.

7. Kiểm tra số dư nợ vay

Số dư tài khoản 341 trên sổ cái phải khớp với số dư trên sổ phụ tiền vay của ngân hàng. Nếu có sự chênh lệch cần phải đối chiếu lại để tìm nguyên nhân. Các khoản vay cá nhân, tổ chức khác. Cần phải xin biên bản xác nhận số dư tiền vay để đối chiếu trước khi lên báo cáo.

8. Kiểm tra chỉ tiêu thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Thuế GTGT đầu ra phải nộp: Nếu số dư TK 3331 vẫn còn số dư bên có, tức là công ty vẫn có nghĩa vụ thuế phải nộp. Khi đó, các bạn cộng tổng số phát sinh trên chỉ tiêu 40 ở các tờ khai thuế GTGT trừ đi các khoản tiền đã nộp trên giấy nộp tiền để đối chiếu với chỉ tiêu 3331 này.

Các loại thuế khác: Thuế TNDN, môn bài…kiểm tra lại các giấy nộp tiền vào ngân sách xem đã hạch toán đủ chưa.

Để đối chiếu số dư nợ thuế chính xác, các bạn chủ động liên hệ với cán bộ quản lý nợ thuế để bảng theo dõi nợ thuế do cơ quan thuế theo dõi, để đối chiếu và tìm ra sự chênh lệch nhằm có biện pháp điều chỉnh kịp thời, lên báo cáo cho đúng

Lưu ý: Trên bảng tổng hợp công nợ, sẽ có cả số dư bên nợ và bên có. Vậy, khi đó số liệu được lên như sau:

Dư nợ TK 131: Đưa lên chỉ tiêu Phải thu khách hàng

Dư có TK 131: Đưa lên chỉ tiêu Khách hàng trả tiền trước

Dư Nợ TK 331: Trả trước cho người bán

Dư có TK 331: Phải trả người bán.

Rất nhiều bạn đang thực hiện cấn trừ số dư nợ với số dư có của các tài khoản trên dẫn tới chỉ tiêu trên báo cáo tài chính bị sai bản chất.

9. Kiểm tra số dư tài khoản 133

Thông thường, số dư của tài khoản 133 sẽ khớp với số liệu trên chỉ tiêu 41 trên tờ khai thuế GTGT (đối với đơn vị có xin xét hoàn) và bằng chỉ tiêu 43 – đối với đơn vị chưa xin xét hoàn. Trong trường hợp, 2 số liệu trên bị lệch nhau. Các bạn cần kiểm tra bằng cách so sánh sổ cái tài khoản 133 với số thuế GTGT được kê trên bảng kê thuế hàng tháng/hàng quý để tìm ra nguyên nhân dẫn tới sự chênh lệch đó.

Một số nguyên nhân cơ bản:

Do kê khai thuế GTGT đầu vào;

Do hạch toán sai thuế GTGT đầu vào;

Hoặc do bỏ sót hóa đơn đầu vào chưa kê khai, hoặc chưa hạch toán….